Prima di Instagram viene il Business Plan

Il Business Plan è quella cosa che ti dice quanti soldi devono entrare e quanti soldi possono uscire per tenere in piedi la tua attività. Se ne parla poco, perché sedersi a tavolino a fare i conti non è cool, non serve ad avere 10k followerz su Instagram e nemmeno a lanciare il tuo Personal Brand di Successo. Ha a che fare con la strategia più che con la tattica, ma il punto è questo: fa la differenza tra un lavoro che sta in piedi e chiudere dopo tre mesi, ed è per questo che dovresti farlo.

Ne abbiamo parlato in diretta con Giovanna Russo – che si occupa dei nostri conti e che con B-Garage si occupa di gestione consapevole per piccole attività – e abbiamo messo insieme le domande ricorrenti e più interessanti con le relative risposte.

Ma che cos’è questo Business Plan?

Il Business Plan è un documento completo in cui finisce questa roba qui: l’analisi del prodotto o del servizio, l’analisi del mercato e del contesto competitivo, il target, il posizionamento, le modalità di vendita, i vantaggi e gli svantaggi del contesto esterno in cui ti muovi. Ma soprattutto quello che in termini tecnici si chiama cash flow: in parole semplici, un elenco completo e puntuale dei soldi che entrano e dei soldi che escono. Va di pari passo con il conto in banca, e serve a sapere quanti soldi ti rimangono in tasca alla fine della fiera.

Lo sappiamo, sembra un sacco di roba – un sacco di roba molto difficile – ma siamo qui per rassicurarti: si può fare, tu lo puoi fare. Lo puoi fare anche questo pomeriggio sul sacchetto del pane, e questo è quello che ci va dentro:

• i costi: sono tutte le cose di cui hai bisogno per fare il tuo lavoro, ma non ti danno un ritorno economico, né diretto né indiretto – ad esempio, le spese che sostieni per mantenere il tuo ufficio, se ne hai uno. I costi si dividono in costi fissi, che non dipendono da se e quanto lavori – ad esempio, l’affitto dell’ufficio, o l’abbonamento a Canva che usi per per fare i post su Instagram – e costi variabili, che, invece, dipendono da se e quanto lavori – ad esempio, la bolletta della luce dell’ufficio, o i materiali che ti servono per produrre i prodotti che vendi;
• le tasse, le imposte, l’IVA – tutte quelle cose di cui avresti volentieri continuato ad ignorare l’esistenza. We feel you;
• gli investimenti: sono diversi dai costi perché ti danno un ritorno economico. Ad esempio: il budget mensile per l’advertising su Facebook;
• i ricavi: quello che guadagni, i soldi che ti entrano in tasca.

Ma serve davvero anche a me?

Qui non ci sono risposte brevi e risposte lunghe: la risposta è una sola ed è sì. Ti serve se devi portare il pane a casa tutti i giorni, e a sapere se ci riuscirai anche domani.

Fare il Business Plan ti serve se sei all’inizio e stai cominciando da zero. Serve per validare un’idea e capire se sta in piedi, perché non è vero che «se vuoi puoi»: se non è economicamente sostenibile, non è un lavoro, ma solo un hobby costoso. Se non hai dati degli anni precedenti, cerca di capire quali sono i tuoi costi, per non andare in perdita per troppo tempo, quali sono i prezzi medi del mercato e qual è il tuo posizionamento. Se lavori a preventivo, vai da qualcunǝ che fa il tuo lavoro e chiedigli non quanto guadagna o quanti clienti ha, ma quanto ha guadagnato e quanti clienti ha avuto il primo anno, quando ha cominciato ed era all’inizio proprio come te.

Ti serve se sei in regime forfettario o lavori solo o soprattutto con il passaparola, perché ti dà delle informazioni strategiche sulla tua attività: ad esempio, qual è la stagionalità del tuo lavoro – quando guadagni di più e quando guadagni di meno, quali sono i periodi di stallo e i momenti di picco in cui fai il botto – o qual è la soglia sotto la quale non puoi permetterti di andare per non andare in perdita alla luce dei costi che hai.

Ti serve anche se vendi consulenze, perché il tuo guadagno dipende da quante ore lavori e da quanto ti fai pagare: due variabili che scegli tu e su cui puoi agire per correggere il tiro se va male. Ti serve ancora di più se vendi consulenze e vuoi vendere anche un prodotto per scalare il tuo guadagno, come un corso online: è un investimento, soprattutto in termini di tempo, e come tale va pianificato.

Posso farmelo anche da solǝ o devo andare da unǝ commercialista?

La risposta breve è: sì, puoi fartelo da solǝ. La risposta lunga è: dipende. Se hai un minimo di confidenza con i numeri – e soprattutto se l’alternativa è non farlo – fallo da solǝ. Andare da unǝ commercialista è davvero fondamentale solo se il Business Plan ti serve a partecipare a un bando, ottenere dei finanziamenti, convincere qualcunǝ che la tua idea è buona abbastanza da metterci dei soldi sopra.

L’idea è comunque che il Business Plan sia uno strumento utile a te – la persona di cui è la responsabilità imprenditoriale e che prende le decisioni – ad avere sempre il timone della situazione: fare in autonomia delle stime e delle previsioni, e sapere sempre come sta andando, fare ricerca preliminare per provare e capire se un’idea che sembra una figata poi funziona davvero, anche prima di andare dallǝ commercialista.

 

Quando si fa il Business Plan?

Il Business Plan tendenzialmente si fa una volta l’anno: noi lo facciamo a novembre di ogni anno per l’anno successivo. Poi si fanno dei bilanci durante l’anno, per vedere come sta andando: puoi farli ogni sei mesi, tre mesi, o anche una volta al mese.

Capire come sta andando non serve a darci una pacca sulla spalla se siamo statз bravз ad indovinare, ma a correggere la rotta in tempo se non sta andando come avevamo previsto. A tuttз capita di sbagliare: fare previsioni serve a essere prontз quando succede. Prontз a prendere la decisione giusta al momento giusto: tagliare i costi o alzare i prezzi, ad esempio, dopo aver capito se il problema erano i costi troppo alti o i prezzi troppo bassi, senza perdere la lucidità.

Stime, previsioni: ma alla fine tiro a indovinare?

Lo sappiamo: sembra di tirare i numeri a caso, un sacco di «se» e di «forse», e alla fine sembra di ritrovarsi in mano con una lettura dei tarocchi. Non ci nascondiamo dietro a un dito, se si chiama rischio imprenditoriale un motivo c’è: bisogna accettare l’incertezza, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo. Fare delle previsioni non serve a vedere poi quanto ci abbiamo preso, ma a esercitare il controllo che abbiamo sulle cose che dipendono da noi.

Fare una previsione di come dovrebbe andare serve a cambiare rotta, correggere il tiro non appena ti accorgi che non sta andando come avevi previsto: subito, prima che sia troppo tardi, ché una piccola attività deve saperlo adesso se domani non guadagnerà niente. Il Business Plan serve a non essere completamente in balia degli eventi, ad essere più lucidi, a evitare di andare a sbattere contro muri di determinazione che sfocia nell’ostinazione dell’innamoramento senza speranze, a cambiare, anche a rinunciare se necessario.

Se stai cominciando ora, ad esempio, puoi prevedere che all’inizio andrai in perdita o in pari. L’abbiamo già detto e lo ripetiamo: quando si comincia è normale non guadagnare da subito, non vuol dire che non siamo bravз abbastanza o che la nostra idea non funziona. La prospettiva che diamo noi perché un’attività sia profittevole è: 3-5 anni. Quello che puoi fare è metterlo in conto, pianificarlo, mettere a budget un periodo in cui sai che questa cosa che stai facendo non ti porta soldi e quindi devi già averli o farli entrare da qualche altra parte. Non bisogna nemmeno inseguire l’idea del successo a tutti i costi, uguale per tuttз e per tutti i lavori: bisogna sapere cosa funziona per te e cosa no, come e quando entrano i soldi per te.